Die technische Seite der Videokonferenz

Willst Du an einer Videokonferenz teilnehmen, so benötigst Du die passende, technische Ausrüstung. Das verwendete Endgerät, wie zum Beispiel Laptop, Desktop, Tablet oder Smartphone, sollte zumindest eine Webcam, ein Mikrofon und Lautsprecher enthalten. Außerdem noch eine einigermaßen schnelle Internetverbindung und es kann los gehen.

Aber was könntest Du noch verbessern? Mit welcher Ausrüstung kannst Du die Videokonferenz erfolgreicher und angenehmer machen? Welchen Einfluss hat die technische Ausstattung eigentlich auf die Qualität der virtuellen Konferenz? Gibt es überhaupt einen?

Um es vorweg zu nehmen: die technische Ausstattung hat einen großen Einfluss auf die Qualität der Videokonferenz. Mit den richtigen Hilfsmitteln kann diese für alle Teilnehmer wesentlich angenehmer und somit auch produktiver verlaufen.

Klar kannst Du auch mit einfachsten, technischen Hilfsmitteln teilnehmen. Aber ohne eine Webcam wird es keine Videokonferenz werden. Mit den meisten im Endgerät integrierten Mikrofonen, ist man schwer zu verstehen. Langsame, unzuverlässige Internetverbindung führen zu häufigen Verbindungsabbrüchen. Dies alles kann sehr anstrengend für alle Beteiligten sein. Daher lohnt es sich für Dich, einen genauen Blick auf Deine technische Ausstattung zu werfen und Dir zu überlegen, an welcher Stelle Du noch nachbessern könntest.

Empfohlene Mindestausstattung

Wenn Du mit dem Gedanken spielst, Dich für Deine Videotelefonate auf eine einsame Insel zurück zu ziehen, dann solltest Du neben der Internetverbindung und dem Endgerät wenigstens einen Kopfhörer mitnehmen. Dieser ist sicher mit Abstand der effektivste Ausrüstungsgegenstand, um ein virtuelles Gespräch für alle Beteiligten zu verbessern:

• Ein Kopfhörer erleichtert es Dir, die anderen Teilnehmer zu verstehen. Auch leise Gesprächspartner sind mit Kopfhörern deutlicher zu hören. Haben die Teilnehmer einer Videokonferenz ihre Mikrofone unterschiedlich laut eingestellt, führt dies häufig zu langwierigen Abstimmungen und Diskussionen, bis alle etwa gleich laut und gut verständlich sind. Alternativ ist man ständig damit beschäftigt die eigene Lautstärke den einzelnen Sprechern anzupassen. Mit einem Kopfhörer kann das menschliche Ohr solche Unterschiede einfacher ausgleichen.
• Mit einem Kopfhörer werden Störgeräusche aus Deiner Umgebung ausgeblendet, so dass Du Dich weniger stark auf das Gesagte konzentrieren musst. Dies führt zu entspannteren Gesprächen für Dich und auch für die Beteiligten, da es weniger Rückfragen gibt und wiederholt werden muss.
• Mit einem Kopfhörer kann es keine Rückkopplung und kein Echo über ein Mikrofon geben. Die eingebauten Mikrofone von Laptops und Tablets nehmen sonst den abgespielten Ton gleich wieder auf, so dass Deine Gesprächspartner häufig ein Echo hören. Dies ist für alle, die nur zuhören schon anstrengend. Für den Sprecher ist es jedoch hochgradig irritierend, wenn er sich mit kurzem Zeitversatz selber hört.
• Mit einem Kopfhörer hast Du beide Hände frei und kannst nebenher Notizen machen und Informationen am Computer nachschlagen. Dies gilt speziell für den Fall, wenn Du mit einem Smartphone an dem Gespräch teilnimmst.

Mit oder ohne Kabel? Das ist hier die Frage

Wenn Du Dir nun einen Kopfhörer zulegen möchtest, stellt sich als nächstes die Frage ob es einer mit Kabel oder Bluetooth sein soll? Dafür gibt es keine klare Antwort. Hier ein paar Überlegungen zu den Vor- und Nachteilen.

Kabelgebundene Kopfhörer haben den Vorteil, dass sie zuverlässiger sind. Sie enthalten weniger Technik, welche ausfallen kann und sie müssen auch nicht aufgeladen werden. An langen Arbeitstagen oder einfach wenn man das Laden vergisst, kann schon mal der Akku leer werden und der Kopfhörer verweigert den weiteren Dienst. Kabelgebundene Kopfhörer lassen sich jedoch an neueren Smartphone häufig gar nicht mehr verwenden, da diese keine Kopfhörerbuchse besitzen.

Da kommen kabellose Bluetooth-Kopfhörer ins Spiel. Diese können an vielen Endgeräten betrieben werden und bieten zusätzlich eine wesentlich größere Bewegungsmöglichkeit. Man muss nicht auf das Kabel aufpassen und kann so, gerade unterwegs, wesentlich komfortabler telefonieren.

Dennoch hat auch Bluetooth seine Tücken. Kopfhörer und Endgerät müssen gekoppelt sein und zuverlässig miteinander funktionieren. Manchmal erfordert dies auch mehrere Versuche, bevor die Technik zuverlässig arbeitet. Da Bluetooth kein Echtzeitprotokoll ist, kann es außerdem zu einem kurzen, aber manchmal doch schon merklichen Zeitversatz kommen, so dass Bild und Ton nicht mehr synchron sind. Gerade wenn man sich auf einen Gesprächspartner konzentriert, kann es irritierend sein, wenn die Lippenbewegungen und der Ton nicht mehr zusammen passen.

Die weiteren Kopfhörerformen, wie In-Ear und Over-Ear, verbundene oder einzelne Ohrmuscheln, als Sportausführung oder nicht und so weiter sind dann nur noch Geschmackssache. Lediglich eine aktive Geräuschunterdrückung kann noch empfohlen werde, da diese störende Umgebungsgeräusche weiter ausblendet.

Endgeräte

Heutzutage werden keine besonderen Endgeräte für eine erfolgreiche Videokonferenz mehr benötigt. Vor allem als Teilnehmer reichen schon Smartphone oder Tablet aus. Im Vergleich zu früher, als es noch eines speziell ausgestatteten Videokonferenzraums mit umfangreicher Technik bedurfte, ist die technische Einstiegshürde weit gesunken.

Die benötigte Rechenleistung stellt moderne, mobile Endgeräte kaum noch vor Herausforderungen. Hochauflösende Videokonferenzen sind mit Smartphones und Tablets genauso machbar, wie mit Laptops oder Workstations.

Willst Du jedoch aktiv an einem Videotelefonat teilnehmen oder sogar eines moderieren und leiten, dann sollte Dein technisches Equipment schon umfangreicher sein. Ein großer Monitor oder besser sogar zwei Monitore helfen Dir, den Überblick über die Teilnehmer zu behalten. Willst Du parallel dazu den Bildschirm, zum Beispiel für eine Präsentation, teilen oder gemeinsam über ein Dokument sprechen, so ist dies auf den kleinen Smartphone-Display nur schwer möglich.

Da Du nicht mit den anderen Teilnehmern in einem Raum bist, fällt es allen beteiligten schwerer, sich zu Wort zu melden. Die meisten Videokonferenz-Systeme haben entsprechende Funktionen, um virtuell die Hand zu heben. Dies zeigt sich dann meist als kleines Symbol in der Teilnehmerliste. Um darauf angemessen und zügig reagieren zu können, muss der Moderator diese Liste jedoch regelmäßig im Blick behalten. Auch dafür bietet sich ein zweiter Monitor an.

Eine richtige Tastatur kann sehr hilfreich sein, wenn Du gemeinsam mit Kollegen während eines Videotelefonats an Dokumenten arbeiten willst. Viele Videotelefonat-Clients haben Tastaturkürzel, welche global funktionieren, also unabhängig davon, ob das entsprechende Programm gerade im Vordergrund ist, oder nicht. Mit Hilfe dieser Tastenkürzel kannst Du Dich schnell un-muten, also dein Mikrofon an schalten, um etwas zu sagen und es danach wieder stumm schalten. Teilweise geht dies mit der Leertaste sogar als Push-to-Talk. Dabei ist Dein Mikrofon genau so lange angeschaltet wie diese Taste gedrückt wird.

Wenn alle Teilnehmer dieses Feature konsequent nutzen wird das Videotelefonat für alle wesentlich angenehmer und entspannter, da die meisten Hintergrund- und Störgeräusche unterdrückt werden. Es erfordert jedoch einiges an Disziplin, das Mikrofon konsequent immer wieder abzuschalten, sobald man fertig mit Sprechen ist.

Extern oder intern: Webcam und Mikrofon

Mit einer externen Webcam kannst Du den Bildausschnitt flexibel und unabhängig von der Position des Endgeräts wählen. Die eingebaute Kamera stellt in dieser Hinsicht oft nur einen Kompromiss dar. Mobilgeräte und Smartphones lassen sich meist nur schwierig hinstellen und werden daher eher in der Hand gehalten, was auf Dauer anstrengend wird und ein unruhiges Bild ergibt. Auf dem Tisch abgestellt hat man eine oftmals unvorteilhafte Kameraperspektive von unten, ähnlich wie bei manchen Laptops, bei denen die Kamera unterhalb des Bildschirms verbaut ist.

Aus diesen Gründen bietet sich eine separate, externe Webcam an, welche über USB angeschlossen wird. Die meisten Videokonferenz-Programme erkennen zusätzliche Webcams automatisch und ermöglichen es, diese auszuwählen. Die Verwendung einer externen Webcam stellt somit, zumindest an Geräten mit USB Anschluss, keine große Herausforderung dar.

Anders sieht es jedoch bei mobilen Endgeräten aus. An Smartphones und Tablets lassen sich oft keine externen USB Geräte anschließen, oder es werden spezielle USB On-the-Go (OTG) Adapter benötigt. Willst Du also eine externe Webcam verwenden, so ist es einfacher, diese an einen Laptop oder Workstation anzuschließen. Damit kannst Du Dich dann auch perfekt in Szene setzen und den besten Bildausschnitt wählen.

Ähnlich verhält es sich mit externen Mikrofonen. Diese können zum einen über USB und Kabel angeschlossen werden. Oft besteht jedoch auch die Möglichkeit, ein externes Mikrofon per Bluetooth zu verwenden. Besonders praktisch ist dies bei Bluetooth-Kopfhörern mit eingebautem Mikrofon. Diese Headset sind speziell zum Telefonieren entworfen worden und können so natürlich auch für Videotelefonate verwendet werden.

Ein externes Mikrofon hat den Vorteil, dass es näher am Mund platziert und dadurch zielgerichteter eingesetzt werden kann. Wenn Du das im Laptop verbaute Mikrofon verwendest, ist dieses relativ weit vom Mund entfernt. Dadurch muss es vergleichsweise empfindlich eingestellt werden und nimmt somit auch mehr ungewollte Umgebungsgeräusche, wie zum Beispiel das Tippen auf der Tastatur, auf. Ein Mikrofon nahe am Mund kann auf den Nahbereich optimiert werden und filtert dadurch automatisch viele Nebengeräusche heraus. Dies führt wiederum zu besser verständlichen Gesprächen und ist für alle Beteiligten dadurch angenehmer.

Spezieller Arbeitsplatz

Wenn Du alle oben genannten, technischen Verbesserungen vorgenommen hast, bist Du schon ziemlich gut für virtuelle Gespräche vorbereitet. Je nachdem, wie oft und wie lange Du solche Gespräche führst, kann es sich lohnen, einen festen Arbeitsplatz einzurichten.

Bei diesem kannst du gezielt auf den Hintergrund achten. Wenn möglich wähle einen optisch ruhigen, also eher einfarbigen und hellen Hintergrund. Der Arbeitsplatz sollte, wie auch von der Arbeitsstättenverordnung gefordert, gut ausgeleuchtet sein und einen ergonomischen Bürostuhl enthalten.

Bei einem fest eingerichteten Arbeitsplatz kannst Du darüber nachdenken, sowohl das externe Mikrofon, als auch die externe Webcam an flexiblen Mikrofonarmen zu befestigen, um diese schnell und einfach an unterschiedliche Sitzhaltungen anpassen zu können. Nicht Deine Sitzhaltung sollte sich der Webcam anpassen, sondern anders herum.

Zusammenfassung

Neben dem zu verwendenden Endgerät, ist ein Kopfhörer das wichtigste und hilfreichste Zubehör für gute, entspannte Videokonferenzen. Viele Bluetooth-Kopfhörer enthalten auch gleich ein Mikrofon welches für einen guten Ton sorgt. Mit diesen zwei Gegenständen bist Du schon bestens für den nächsten Termin gerüstet.

Wenn Du Dir nun noch eine externe USB Webcam zulegst und Dir einen ruhigen Hintergrund suchst oder schaffst, gehörst Du schon zu den Videokonferenz-Profis.